Laut einer Umfrage aus 2023 ist knapp die Hälfte der Beschäftigten bereit, den Arbeitgeber innerhalb der nächsten zwölf Monate zu wechseln – das ist einer der Gründe, warum die Zahl der Bewerbungen seit Jahren zunimmt. Nicht wenige Jobsuchende denken, dass die Bewerbung direkt von einem Personaler gelesen wird – aber das ist immer seltener der Fall. In der heutigen digitalen Welt ist der Bewerbungsprozess stark automatisiert. Ein zentrales Werkzeug in diesem Prozess ist das Applicant Tracking System (ATS). Oft steht die Abkürzung auch für Applicant Tracking Software oder Application Tracking System.
In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen aus Sicht von Bewerbern, um ihnen zu helfen, sich erfolgreich auf Stellen zu bewerben.
Was ist Applicant Tracking Software?
Applicant Tracking Software (ATS) setzen Unternehmen zur digitalen Verwaltung des Personalbeschaffungsprozesses ein. Ein Applicant Tracking System dient als zentrale Datenbank für Stellen- und Bewerberinformationen und automatisiert viele Aufgaben im Recruiting-Prozess. Oft ist das ATS mit eingebunden in die Personalverwaltungssoftware.
Applicant Tracking Software übernimmt häufig folgende Hauptaufgaben:
- Verwaltung von Stellenausschreibungen und Bewerbungen
- Automatisiertes Screening und Filtern von Bewerbungen
- Unterstützung bei der Kommunikation mit Bewerbern
- Planung und Koordination von Vorstellungsgesprächen
- Analyse und Reporting von Recruiting-Daten
Das System scannt eingehende Bewerbungen, analysiert Lebensläufe und filtert Kandidaten anhand vordefinierter Kriterien. Dies ermöglicht es Recruitern, sich auf die vielversprechendsten Bewerber zu konzentrieren.
Aus Bewerbersicht hat die Nutzung von Applicant Tracking Software sowohl Vor- als auch Nachteile. Auf der einen Seite wird der Auswahlprozess effizienter, da HR-Teams schnell die am besten geeigneten Kandidaten identifizieren können, als wenn die Bewerbungen von Hand ausgewertet werden. Auf der anderen Seite kann es dazu führen, dass deine Bewerbung abgelehnt wird, wenn sie nicht den spezifischen Anforderungen oder Formaten entsprechen.
In welchen Branchen kommt ein Applicant Tracking System besonders häufig zum Einsatz?
Die Nutzung von Bewerbermanagementsoftware hängt stark von der Unternehmensgröße ab. Während fast alle großen Unternehmen solch eine Software nutzen, tun dies im Bereich der KMU (kleine und mittlere Unternehmen) deutlich weniger als ein Drittel. Denn abgesehen von einigen wenigen Ausnahmen sind ATS-Lösungen nicht gerade kostengünstig. Daher kommen sie verstärkt dort zum Einsatz, wo viel Personal beschäftigt ist und häufiger Stellen zu besetzen sind:
- IT und Technologie, z.B. Großkonzerne
- Gesundheitswesen, v.a. Krankenhäuser und Kliniken
- Finanzdienstleistungen, insb. Banken und Versicherungen
- Industrie
Tipps für Bewerber
Um deine Chancen bei einem ATS-basierten Bewerbungsprozess zu erhöhen, solltest du die folgenden Punkte beachten:
Formatierung:
- Verwende ein einfaches, gut strukturiertes Layout. Halte deinen Lebenslauf klar und präzise. Verwende klare Überschriften und Aufzählungszeichen, um Informationen schnell erfassbar zu machen.
- Nutze gängige Schriftarten (z.B. Times New Roman, Arial, Calibri, Aptos) – diese können vom ATS fehlerfrei eingelesen werden.
- Vermeide Tabellen, Grafiken oder komplexe Formatierungen, da viele ATS Schwierigkeiten haben, diese zu lesen.
Inhalt:
- Pass deinen Lebenslauf an die Stellenbeschreibung an. Verwende gängige Jobtitel und Begriffe, die in der Branche üblich sind, um die Auffindbarkeit zu erhöhen.
- Verwende relevante Keywords aus der Stellenanzeige. Analysiere die Stellenanzeige und identifiziere die relevanten Schlüsselwörter. Integriere sie in deinen Lebenslauf, um sicherzustellen, dass das ATS eine hohe Passung von dir zum gewünschten Profil erkennt.
- Achte auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Ein fehlerfreier Lebenslauf hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Dateiformat:
- Reich deine Unterlagen im gewünschten Format ein – meistens ist das das PDF-Format. Mit Online-Tools wie z.B. PDF24 kannst du kostenlos und schnell PDF erstellen, komprimieren oder bearbeiten.
- Verwende einen aussagekräftigen Dateinamen (z.B. „Bewerbung_Bahar_Beispiel_Finanzbuchhalterin.pdf“).
Vollständigkeit:
- Stell unbedingt sicher, dass alle geforderten Informationen enthalten sind.
- Füll alle Pflichtfelder in Online-Formularen aus (z.B. Staatsangehörigkeit).
Was muss ich bei der Erstellung des Anschreibens beachten?
Auch beim Anschreiben gibt es einige wichtige Aspekte, die du beachten solltest, damit es bei Applicant Tracking Software gut ankommt:
- Personalisierung: Richte dein Anschreiben, wenn möglich, an eine spezifische Person. Vermeide die allgemeine Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“.
- Schlüsselwörter einfügen: Ähnlich wie im Lebenslauf solltest du relevante Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige in dein Anschreiben einfügen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das ATS eine hohe Passung von dir mit dem Wunschprofil erkennt.
- Klarer Aufbau: Strukturiere dein Anschreiben mit einer klaren Einleitung, einem Hauptteil und einem Schluss. Beginne mit einer starken Eröffnung, die dein Interesse an dieser individuellen Position zeigt.
- Bezug zur Stellenanzeige: Geh konkret auf die Anforderungen der Stellenanzeige ein und zeig anhand von Beispielen, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen.
- Fehlerfreie Sprache: Achte auf Rechtschreibung und Grammatik. Ein fehlerfreies Anschreiben hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Auf den Seiten der verschiedenen Anbieter bekommst du weitere spannende Informationen, wie ein Application Tracking System aufgebaut ist und funktioniert:
Indem du diese Punkte berücksichtigst, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass deine Bewerbung von der Applicant Tracking Software korrekt erfasst und an die zuständigen Recruiter weitergeleitet wird. Viel Erfolg!