Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren die Welt so verändert und vernetzt, dass geografische Entfernungen kaum Probleme mehr für weltweite Kollaborationen darstellen. Die Veränderungen sind nicht nur in unserem Alltag zu spüren, sondern auch in unserem Berufsleben. Dank neuen Kommunikationskanälen und der fortschreitenden Technologie ist Arbeiten im Homeoffice fast überall möglich. Darüber hinaus ermöglicht die zunehmende digitale Weltvernetzung die Entstehung von internationalen Teams, die nur per Mausklick zusammenarbeiten und Informationen austauschen können. Ist das aber so einfach, wie man denkt? Hast du schon von virtuellen Teams gehört oder warst du sogar schon ein Teil davon?
Diese ortsunabhängige neue Arbeitsform weist sowohl Vorteile als auch Nachteile auf. In diesem Beitrag konzentriere ich mich vor allem auf die Herausforderungen solcher Arbeitsgruppen und werde ein paar Tipps geben, wie man eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen ihren Teammitgliedern gewährleistet.
Besonderheiten virtueller Teams
Virtuelle Teams sind besondere Arbeitsgruppen, die auf besonderen Eigenschaften basieren. Ihre Merkmale sind sehr wichtig zu erkennen, um Schwierigkeiten frühzeitig zu beheben.
- Virtuelle Teams sind projektbezogen und nach der Zielerreichung lösen sie sich auf.
- Ihre Teammitglieder arbeiten nicht am selben Ort, sondern sind ortsunabhängig.
- Die Kommunikation im Team läuft überwiegend über elektronische Medien.
- Sie sind oft „multikulti“ und die Verkehrssprache ist oft Englisch.
Herausforderungen und Tipps
A. Organisation und Information
Die erste Herausforderung einer verteilten Arbeitsgruppe ist die Überbrückung räumlicher und zeitlicher Distanzen. In konventionellen Teams haben die Mitglieder den Vorteil, sich persönlich treffen zu können und die gleichen Arbeitszeiten zu haben. Vor allem bei internationalen Gruppen ist das aber utopisch. Aus diesem Grund sind folgende Schritte notwendig:
- Erstellung einer detaillierten Tabelle bzw. Wiki-Seite mit Angaben zum Arbeitsort der Teammitglieder mit entsprechenden lokalen Zeiten, Zeitverschiebungen und lokalen Feiertagen
- Eintragung der für die Zusammenarbeit relevanten Informationen sowie Meetings und Fristen in einen gemeinsamen Team-Kalender
- Entscheidung von Anfang an für einen geeigneten Kommunikationskanal (Chat, E-Mails, Videokonferenzen usw.)
- Schriftliche Festlegung der Ziele, Aufgaben und verantwortlichen Personen sowie der zu folgenden Anleitungen des Projektes
Es ist sehr wichtig, alle relevanten Informationen zum Projekt und seinen Teilnehmern in einem Ordner zu haben, der für alle immer zugänglich ist. Falls jemand Zweifel hat, muss er nicht unbedingt auf die Antwort eines Kollegen warten, um mit seiner Arbeit weiterzumachen.
Des Weiteren vermeiden die Angaben zu Arbeitszeiten Missverständnisse, falls jemand noch nicht innerhalb von fünf Stunden geantwortet oder zurückgerufen hat. Die Berücksichtigung der lokalen Feiertage ist auch wichtig, damit die Freizeit aller Mitglieder respektiert wird.
B. Persönliche Eindrücke
Da die Kommunikation vorwiegend über elektronische Kanäle läuft, bleibt der persönliche Kontakt auf der Strecke. Außerdem ist es sehr schwierig, die Persönlichkeiten der Kollegen nur durch E-Mails oder Chats einzuschätzen. Vor allem bei E-Mails gehen emotionale Botschaften verloren. Ist er gerade böse auf mich? Habe ich was Falsches getan? Das sind die häufigsten Fragen, die man sich stellt, wenn man eine distanziert formulierte Mail bekommt.
Um den menschlichen Abstand zu reduzieren, sind die folgenden Maßnahmen empfehlenswert:
- Verwendung von Videokonferenz-Tools als zusätzliches Kommunikationsmittel, um den Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, sich einen persönlichen Eindruck von den Kollegen zu verschaffen
- Verwendung einer zusätzlichen Chat-Gruppe für wöchentliche Kennenlernspiele, bei der Bilder gepostet werden, persönliche Geschichte erzählt werden usw.
Solche Maßnahmen sind wichtig zur Vertrauensbildung und Gruppenverbundenheit. Wenn alle Kollegen anonym bleiben, fällt die Identifizierung mit dem Team und dem Projektziel schwer. Das kann auch einen negativen Einfluss auf die Zielerreichung haben.
C. Respekt für andere Kulturen
Heutzutage hat man die Möglichkeit, leicht und schnell in Kontakt mit anderen Kulturen zu kommen. Das ist nicht nur arbeitsbedingt, sondern auch für unsere persönliche Entwicklung bedeutsam. Würde ich diese Meinung nicht teilen, wäre ich nicht hier in Deutschland. In internationalen Teams zu arbeiten, ist aber leider nicht so einfach wie man denkt. Die Vorurteile gegen fremde Kulturen bauen Barrieren auf. Unsere Weltsicht ist durch unseren kulturellen Hintergrund geprägt und es ist nicht so leicht, fremde Weltsichten zu verstehen.
Da die Zusammenarbeit aber harmonisch laufen sollte, ist es notwendig, den kulturellen Hintergrund der Kollegen besser kennenzulernen, damit es zu keinen Missverständnissen kommt. Hier nur ein paar Beispiele:
- Einführung von Kennenlernspielen, die sich hauptsächlich auf die Stadt und auf den Staat der Teammitglieder beziehen (wichtige Orte, Landschaft, bekannteste Urlaubsziele usw.)
- Austausch von typischen und lokalen Kochrezepten
- Fragen stellen! Neugierig sein!
D. Verkehrssprache ist oft nicht die Muttersprache
Um mit Ausländern im Team zu arbeiten, muss man nicht unbedingt im Ausland sein. Bei virtuellen Teams ist es sogar üblich, mit Teammitgliedern aus der ganzen Welt zusammenzuarbeiten. Aus meiner Erfahrung vergessen viele Mitarbeiter ab und zu, dass die Kollegen nicht in ihrer Muttersprache kommunizieren. Und ich habe auch festgestellt, dass Personen, die selbst keine Fremdsprache gelernt haben oder „Ausländer“ in einem anderen Staat waren, mehr Schwierigkeiten haben, sich in die nichtmuttersprachlichen Kollegen hineinzuversetzen.
Da aber die Kommunikation in jedem Team – und vor allem in einem internationalen Team – notwendig für die Zielerreichung ist, sollte man über die folgenden Tipps nachdenken:
- Muttersprachler sollten darauf achten, in Anrufen bzw. Videokonferenzen deutlich und langsamer zu reden sowie mundartliche und lokale Redewendungen zu vermeiden.
- Nichtmuttersprachler sollten keine Angst davor haben, tausende Fragen zu stellen, wenn sie etwas nicht verstehen.
Der letzte Punkt klingt sehr banal, aber ich kenne viele Ausländer, die tatsächlich diese Angst haben. In meinen ersten Jahren in Deutschland war es mir auch sehr peinlich, viele Fragen zu stellen, wenn ich etwas nicht verstanden hatte.
Weiterbildung für Projekt- und Abteilungsleiter
Der Team- oder Projektleitung kommt in virtuellen Teams selbstredend eine wichtige Rolle zu – sie kann die oben genannten Faktoren und Prozesse entscheidend beeinflussen. Wer sich für diese Rolle qualifizieren möchte, findet die zum Beispiel hier die passende Weiterbildung, um die methodischen Kenntnisse und Fertigkeiten zu vertiefen.
Ich hoffe, dass du dir einen besseren Überblick über die Schwierigkeiten eines virtuellen Teams und deren Überwindung verschaffen konntest und ich wünsche dir viel Erfolg!
Annalisa Perone